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another design blogg'irl

sobre design, design & design.Também um bocadinho do daily-struggle da minha vida. mas maioritariamente design!

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30.04.19

Organização no trabalho - Dicas - Tip Alert?!


ctigredesign

Normalmente (e como bons portugueses que somos) tendemos a acumular tarefas e funções no trabalho.

O que (até) é normal quando as organizações tem poucos recursos (pessoas) ou quando o trabalho é demasiado (dependendo da altura do ano, pode e acontece). E com esta acumulação de tarefas é mais dificil saber exatamente como planear o nosso dia para fazermos tudo, entregarmos tudo e não esquecer nenhuma coisinha! 

Eu considero-me bastante organizada e mesmo assim acho que ainda podia ser mais! 

Vou deixar algumas dicas de como organizo os meus dias e as minhas semanas, no trabalho. 

 

CONSTRUIR UM CALENDÁRIO SEMANAL

 

planner5.PNGplanner1.png

Não exatamente uma ideia saída da minha cabeça, como é óbvio e apanhei a ideia com a minha melhor amiga que estava a utilizar um planner assim e disse que a ajudava muito. Então mãos à obra, fiz um planner para nós (lá na fabrica) imprimimos, encadernamos e aquilo agora vale ouro! Assinalo as entradas, as saídas das encomendas, pendentes e reuniões. 

 

 

SUBLINHADORES

A juntar ao planner nunca dispenso os meus sublinhadores e as suas cores! 

underline.PNG

Porque mais facilmente associo as coisas urgentes! Também funciona atribuir cada cor a uma tarefa. Por exemplo: as entregas são marcadas no meu planner com rosa. Os pendentes muito urgentes com laranja.. a azul as amostras para experimentar e por aí fora... mas ajuda. E ainda ajuda as pessoas à nossa volta a assimilarem a forma como nós trabalhamos. Basicamente toda a gente sabe que os rosas do meu planner são rosas... quando eu não estou e é preciso ver isso basta abrir o planner. Easy! 

 

POST-ITS 

Escusado será dizer que os post-it são um essencial criado para nos ajudar mesmo a assinalar coisas que precisam de ser feitas e rápido! Utilizamos muitos post-its lá na fabrica mas para coisas que têm de ser feitas no próprio dia, daí o post-it para não abandonar o barco sem fazer aquilo! Mas calma no uso dos post-its para não arranjarem maneira de colocar a parede inteira com coisas para fazer porque isso não vai ajudar em nada. Apenas a deixar a parede mais colorida! 

not do that.jpg

 

 

CALCULAR O TEMPO/TAREFAS

Normalmente de manhã, quando chego vejo os emails e faço um pequeno apanhado do que vou ter que fazer no dia, caso não haja imprevistos. Para perceber o tempo que vou gastar com cada tarefa e se as vou conseguir fazer a todas! Atenção que não faço sempre isto! Procuro fazê-lo para me organizar e para fazer render o meu tempo. 

plan6.jpg

 

 

PAUSAS

Normalmente gosto de fazer várias pausas ao longo do dia para "parar e pensar" percebem?  Parece que basicamente estou parada mas se o fizerem percebem que é fundamental para desacelerar e perceber o que está a acontecer no vosso dia. Se estão a "desviar" do vosso planeamento. Se já se esqueceram de alguma coisa... Imaginem que estão a ter uma manhã assim para o caótico e que ainda não conseguiram fazer metade do que vocês tinha planeado. PAUSA. Reorganizar as ideias e voltar ao trabalho! Estas pausas para mim são sempre acompanhadas de café e tabaco. Mas essencialmente café! 

break time.jpg

 

QUALIDADE DE TRABALHO

Não é dificil "estar a trabalhar" em frente ao computador e a "procrastinar" enquanto se trabalha. Isso para mim não é trabalhar. Gosto de estar muito focada e animada com cada tarefa que estou a fazer. Se estiver a sentir uma pontadinha de "vou adormecer" então vou parar, "acordar" e voltar a trabalhar. Por uma musiquinha mais animada, tratar de estar muito contente com o que estou a fazer... porque a qualidade do trabalho vai ser muito melhor! Se tiver oportunidade e conseguir mudar de tarefa às vezes faço-o para não perder o gás! Então depois retomo ao trabalho mais "chato" que tem de ser feito. 

quality work.jpg

 

E a melhor dica possível... amem o que fazem.

Façam-no para vocês e por vocês mesmos. Não há melhor satisfação do que saberem que fizeram um bom trabalho. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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